Dalam proses pengadaan barang dan jasa,salah satu tahapan yang paling krusial bagi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) adalah penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Penyusunan HPS akan menentukan proses penawaran oleh penyedia barang dan jasa. Apabila HPS ditetapkan lebih mahal dari harga wajar maka akan menimbulkan potensi adanya kerugian negara atau biasa yang dianggap dengan pelembungan harga (mark-up) dan dianggap telah terjadi persekongkolan antara pejabat pengadaan dengan penyedia barang. Akan tetapi, apabila ditetapkan lebih rendah dari harga wajar berpotensi untuk terjadinya tender gagal karena tidak ada penyedia barang yang berminat untuk mengikuti lelang pengadaan.
Sesuai dengan akronimnya HPS adalah Perkiraan. Menurut KBBI, perkiraan adalah yg diperkirakan; hasil mengira-ngira; pertimbangan; perhitungan. Dari sini jelas bahwa HPS adalah hasil perkiraan harga yang berasal dari data-data barang / jasa yang di kalkulasikan secara keahlian. Menyusun HPS adalah tentang seni dan keahlian dalam memperkirakan harga pasar dengan metode perhitungan yang dapat dipertanggungjawabkan dan ditetapkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen serta digunakan untuk menentukan kewajaran harga penawaran oleh Pokja ULP atau Pejabat Pengadaan.
Dalam penyusunan harga perkiraan sendiri harus mengikuti kaidah kaidah yang telah ditetapkan dalam Peraturan dibidang pengadaan barang / jasa pemerintah. Adapun langkah-langkah dalam penyusunan harga perkiraan sendiri dalam pengadaan barang / jasa pemerintah meliputi :
Sumber data untuk penyusunan HPS
• Harga pasar setempat, yaitu harga barang/ jasa dilokasi dimana barang/jasa tersebut diproduksi / diserahkan / dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya pengadaan barang /jasa.
• Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik
• Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan
• Daftar biaya / tarif barang / jasa yang dikeluarkan oleh pabrikan atau distributor tunggal.
• Biaya kontrak sebelumya atau kontrak yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor perubahan biaya.
• Informasi inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia
• Hasil perbandingan kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain.
• Perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana ( engineer’s estimate )
• Norma indeks, norma indeks merupakan rentang nilai harga terendah dan harga tertinggi dari suatu barang/ jasa yang diterbitkan oleh instansi teknis terkait atau Pemerintah Daerah setempat.
Dalam mencari sumber untuk penyusunan HPS sangat diperlukan pemahaman tentang keadaan pasar untuk barang / jasa yang diperlukan apakah barang tersebut termasuk dalam barang/jasa yang monopoli, oligopoli atau persaingan bebas, serta nilai dan jenis pekerjaanya apakah bisa dilaksakan oleh pengusaha kecil atau non kecil, dengan data data tersebut sangat berpengaruh terhadap nilai hps yang ditetapkan.
Fungsi penyusunan HPS adalah :
a. Alat untuk menilai kewajaran penawaran termasuk rinciannya;
b. Dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah untuk pengadaan;
c. Dasar untuk negosiasi harga dalam Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung
d. Dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan Penawaran (1-3% dari HPS)
Contoh :
Nilai HPS suatu pekerjaan misalkan sebesar Rp. 1.000.000.000,-, Panitia pengadaan, menetapkan besarnya jaminan penawaran, misalkan sebesar 2% dari HPS/OE. Ini berarti penyedia barang/jasa harus menyampaikan jaminan penawaran senilai Rp. 20.000.000,- (berapapun harga penawaran yang disampaikan untuk pekerjaan tersebut)
e. Dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan Pelaksanaan bagi penawaran yang nilainya lebih rendah dari 80% (delapan puluh perseratus) nilai total HPS.
CONTOH :
Nilai HPS suatu pekerjaan misalkan sebesar Rp. 10.000.000.000,- Penyedia barang/jasa menyampaikan penawaran harga (setelah terkoreksi) sebesar Rp. 7.000.000.000,- atau 70% dari HPS/OE. Kalau tanpa tambahan jaminan pelaksanaan, jumlah jaminan pelaksanaan = 5% x HPS= 5% x Rp. 10.000.000.000,- = Rp. 500.000.000,-.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun HPS adalah :
a. HPS telah memperhitungan Pajak Pertambahan Nilai (PPN);
b. HPS memperhitungkan keuntungan dan biaya overhead yang dianggap wajar bagi Penyedia;
c. HPS tidak boleh memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lain-lain dan Pajak Penghasilan (PPh) Penyedia;
d. Nilai total HPS terbuka dan tidak rahasia. Yang dimaksud dengan nilai total HPS adalah hasil perhitungan seluruh volume pekerjaan dikalikan dengan Harga Satuan ditambah dengan seluruh beban pajak dan keuntungan (Perpres 54 Tahun 2014, hal : 150) Berdasarkan HPS yang ditetapkan oleh PPK, ULP/Pejabat Pengadaan mengumumkan nilai total HPS. Rincian Harga Satuan dalam perhitungan HPS bersifat rahasia.
e. Riwayat HPS harus didokumentasikan secara bai;
f. HPS tidak dapat digunakan sebagai dasar perhitungan kerugian negara;
g. Tim Ahli dapat memberikan masukan dalam penyusunan HPS;
Dalam penetapan HPS harus memperhatikan jangka waktu penggunaan HPS, hal ini terkait dengan tingkat keakuratan data-data barang baik spesifikasi maupun harga. Oleh karena itu HPS ditetapkan :
a. Paling lama 28 (dua puluh delapan) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran untuk pemilihan dengan pascakualifikasi; atau
b. Paling lama 28 (dua puluh delapan) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran ditambah dengan waktu lamanya prakualifikasi untuk pemilihan dengan prakualifikasi.
Berdasarkan pasal 66 ayat 8 Perpres 54 tahun 2010 jo Perpres 70 tahun 2012, HPS disusun dengan memperhitungkan keuntungan dan biaya overhead yang dianggap wajar. Kewajaran yang dimaksud ini tanpa dibatasi nilai tertentu sehingga bagi PPK tentu secara aturan tidak salah jika menambah nilai keuntungan dengan prosentase atau nominal tertentu.
Jika semata-mata untuk menambah nilai keuntungan bagi penyedia tentu ini alasan yang tidak tepat, tetapi harusnya penambahan nilai keuntungan lebih ditekankan untuk menambah minat penyedia barang dan jasa untuk berkompetisi dalam pengadaan barang/jasa.
Misalnya berdasarkan daftar harga yang di publikasikan oleh toko online bhinneka.com , harga komputer yang tertera untuk satu spesifikasi tertentu seharga Rp.12.000.000,-. Berdasarkan harga tersebut, apabila PPK yang bertugas pada satuan kerja berlokasi di jakarta, akan menyusun HPS untuk pengadaan 200 unit komputer, berapa nilai HPS yang akan ditetapkan?
Rumus sederhana untuk menghitung HPS adalah
Harga satuan = analisa harga + keuntungan wajar
HPS sblm PPN = Harga satuan x volume
HPS = HPS sblm PPN + (HPS sblm PPN x 10%)
Berdasarkan rumusan tersebut, penyusunan HPS harus memperhitungkan komponen keuntungan wajar. Berapa batasan keuntungan yang wajar? Tentu PPK menetapkan dengan pertimbangan menghindari markup dan kurangnya minat penyedia. Definisi Mark-up adalah perbedaan antara biaya untuk menyediakan produk atau jasa, dengan harga jualnya. Tidak sama dengan marjin laba.
Pada dasarnya daftar harga yang dipublikasikan oleh sumber informasi yang berasal dari toko tentu sudah terdapat unsur keuntungan. Apabila dalam penyusunan HPS ditambah lagi dengan keuntungan, berdasarkan definisi diatas, dapat masuk dalam kategori markup.
Jika PPK menetapkan nilai keuntungan yang wajar adalah 5% dari harga yang dipublikasikan, berdasarkan contoh kasus diatas maka total HPS adalah
Harga satuan = 12.000.000 + (5%x12.000.000)
Harga satuan = 12.000.000 + 600.000
Harga satuan = 12.600.000,-
HPS sebelum PPN = 12.600.000 x 200 unit
HPS = 2.520.000.000
Dalam komponen HPS terdapat nilai uang sebesar Rp.600.000,- x 200 = 120.000.000,- sebagai nilai keuntungan disediakan untuk calon penyedia barang. Darimana cara kita memandang nilai kewajaran, margin 5% atau total nilai tambahan keuntungan Rp.120.000.000,-.
Dalam menyusun harga perkiraan sendiri sudah termasuk Pajak Pertambahan Nilai ( PPN ) dan keuntungan serta biaya overhead yang dianggap wajar oleh penyedia maksimal 15% (lima belas perseratus ) dari total biaya tidak termasuk PPN, dalam penyusunan tersebut dilarang memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lain- lain dan Pajak Penghasilan ( PPh) penyedia.
Untuk pemilihan Penyedia secara internasional, penyusunan HPS menggunakan informasi harga barang/jasa yang berlaku di luar negeri.
